京橋・宝町法律事務所

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「ハイブリッド参加型バーチャル社員総会」の実施

公益社団法人・一般社団法人の皆様においては、今年も社員総会の準備を開始する時期となりました。

もっとも、昨年来の新型コロナウイルス感染症は、依然として収束の気配を見せず、今年も、昨年同様、例年どおりの総会の開催とはいかず、どのように総会を開催すべきか模索されている法人も多いことかと思われます。

株主総会の実務においては、今年もコロナの現状が上記のとおりであることなどから、「バーチャル株主総会」が開催されることが多くなるものと想定されます。他方、状況としては全く同じ社団法人(特に社員数の多い法人)における社員総会の実務においても、「バーチャル社員総会」の開催が増加するものと思われます。もっとも、「バーチャル株主総会」の実務において大いに参照される「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド」(2020年2月26日策定 経済産業省)に相当する文書が、「バーチャル社員総会」においては現在のところ存在しません。そこで、結局、この「実施ガイド」を参考に「バーチャル社員総会」の開催を検討する法人が多いものと思われます。

本コラムでは、「実施ガイド」を参考に、「バーチャル社員総会」をどのように開催すべきか、述べたいと思います。

「バーチャル社員総会」のタイプ

「実施ガイド」では、「バーチャル株主総会」について、会場において開催する通常のものを「リアル株主総会」、会場にいない株主がインターネット等の手段を用いて審議等を確認・傍聴できる「ハイブリッド参加型バーチャル株主総会」、会場にいない株主がインターネット等の手段を用いて法律上の「出席」をすることができる「ハイブリッド出席型バーチャル株主総会」、すべてインターネット等の手段で開催する「バーチャルオンリー型株主総会」に分類しています。社員総会においても、これに従って、「リアル社員総会」「ハイブリッド参加型バーチャル社員総会」「ハイブリッド出席型社員総会」「バーチャルオンリー型社員総会」に分類することが可能であると思われます。

このうち、「バーチャルオンリー型社員総会」は、現行法上は開催できないものと解されています(もっとも、2021年2月5日に、上場会社における「バーチャルオンリー型株主総会」の開催を可能とする「産業競争力強化法等の一部を改正する等の法律案」(改正案)が閣議決定され、この法改正後は、一定の要件を充たせば開催が可能となります。もっとも、社団法人の社員総会においてはこのような法律上の手当はまだ予定されていません。)。

そこで、現実的には、「ハイブリッド型」の総会、すなわち、

現実の会場を用意しつつ、
会場にいない社員もネット等の手段で出席または参加できる形態の総会

を開催することを検討することになるでしょう。

「参加型」と「出席型」の違い

「ハイブリッド型バーチャル社員総会」は、上記のとおり、「参加型」と「出席型」の2タイプがあり、その違いは、社員がインターネット等の手段を用いて社員総会に関与することが法律上の「出席」(一般法人法49条1項)として扱われるか否かという点にあります。すなわち、「出席型」では、ネットで参加する社員についても法律上の「出席」者として取り扱うことが求められます。そして、「出席」として認められるか否かの実務上の最も大きな違いは、「出席型」においては、ネット参加社員は、質疑応答を踏まえてその場で議決権を行使できるのに対して、「参加型」ではそれができず(ネット参加社員は「傍聴」者の扱いとなります)、事前に議決権を行使しておく必要があるという点にあります(注1)。

現時点では「参加型」が現実的な開催方法

このように、「出席型」においては、会場に在席せずネット上で参加している社員についても法律上の「出席」として扱う必要があるため、総会会場でのやり取り等の情報伝達の双方向性・即時性が重要となり(もっとも、「実施ガイド」では「リアル株主総会の開催場所へ実際に臨むという方法に加えて、インターネット等の手段を用いての出席(バーチャル出席)という選択肢を追加的に提供するものである。」という基本的な考え方が前提とされているため、厳格な双方向性等までは求められていないと解釈されています)、ネット参加者からの質問も随時受け付け、ネット参加者が当日に議決権を行使できるためのシステムも構築する必要があると考えられます。さらに、社員の本人確認のためのID・パスワードの発行等も必要であり、初めて実施する法人においては、相応の準備期間とコストの発生が予測されます。

他方、「参加型」の場合は、ネット参加社員を「出席」者として扱う必要はありません。また、「実施ガイド」では、「参加型」の場合も株主確認のためのID・パスワードの発行が想定されていますが、社団法人の場合、例えば、社員のみがログインできる「会員サイト」等が既にある法人の場合は、その会員サイト内に動画配信のURLを置くなどして、社員限定で配信することも可能と考えられ、そうするとコストをかなり抑えることができると思われます(なお、「実施ガイド」では、「参加型」において、ネット参加株主からコメントを受け付ける方法も紹介されており、「参加型」社員総会においても、これは可能と考えられますが、その場合は、専用のシステムの構築等は別途検討を要するでしょう)。

以上の点からすると、「ハイブリッド型バーチャル社員総会」を開催するにしても、「参加型」による開催が現実的ではないかと考えられるところです。

「参加型」の注意点

「参加型」総会は、上記のとおり、ネット参加社員は「出席」者として扱う必要はなく、総会の手続自体は、通常の総会(リアル社員総会)と基本的には変わりありません。

ただ、招集通知においては、ネット配信があることとその場合の注意事項等を記載しておくべきでしょう。

記載すべき事項としては、

① インターネット等の手段を用いて参加することができること
② 社員側で準備する必要のある通信環境
③ 参加方法
④ コメントの送信方法(コメントを受け付ける場合)
⑤ バーチャル参加社員のコメントは、法律上の質問(理事の説明義務を伴う質問)としては扱わないこと
⑥ 総会当日は議決権の行使ができないので、所定の期限までに、委任状・書面投票等による事前の行使が必要であること
⑦ 動議は提出できないこと(提出予定の場合は、会場への出席が必要であること)
⑧ 通信障害の場合の対応
⑨ 問い合わせ先

といった事項が挙げられます(注2)

コロナ対策としての「ほぼバーチャルオンリー型社員総会」

昨年の社員総会の時期は、1回目の緊急事態宣言の時期と重なっていた、あるいは解除直後であったということもあり、コロナ対策(いわゆる「三密」の回避等)のため、総会の会場としては、通常とは違って法人事務局の会議室などとし、出席者を極力抑え、他方で、会議の状況をネット上で配信するという扱いを採った法人も多くありました。

このような「ほぼバーチャルオンリー型社員総会」を今年も実施することができるのかという問題があります。前記の「実施ガイド」では、「参加型」の総会は、あくまでリアル会場に自由に出席できることを前提に、追加のオプションとしてネット上での参加の機会を与えるという考え方の下、質問、動議、当日の議決権行使等の株主の権利をネット参加株主においては制約するという整理が図られています。とすると、会場への出席者を極力抑えながら(つまり会場出席も制約しながら)、ネット参加においても当日の議決権行使等ができないという「参加型」総会は、開催できないのではないかという疑義が生じるところです。

もっとも、本年も、3度目の緊急事態宣言が発出され、依然としてコロナ禍が収束していないという現状からすると、上記のような「ほぼバーチャルオンリー型社員総会」の開催もやむを得ないものであると考えられます。

注1)竹平征吾ほか編著「新型コロナウイルスと企業法務-with corona/after coronaの法律問題」(2021年 商事法務)96頁以下参照

注2)前掲注1)110頁参照

(文責:梅本 寛人

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